事奉交接小工具-Lessons learnt (24Dec16)
新事奉年度將至,有些團隊負責人有改變,交接通常是新舊人開會討論。如果開會前沒有充足準備,隨口而談,效率就低。開會之後有新的想法,需要再次溝通,甚至再開會,一次能做完的工作變成三四次,費時失事。而且大家夾時間不易,尤其有些人報了多個事奉。如果不開會就開展事工,有些寶貴的經驗就流失,錯誤也可能重複。上周向一個組別提議了一個工具,叫Lessons Learnt,善用時間,提高效率。
Lesson Learnt 是某個工作的回顧,常用在一些新項目,完成後總結經驗,下次就可以避免同樣問題,提高成功率。總結可以放在 Knowledge Base, (類似網上的Q&A)。 優點很多:一對多(one to many), 統一大家的步伐 (stay on the same page),和按個人的時間表溝通。(非同步處理)我常寫分享也是這個原因,比如以前面試十分一,團長第一次要問對十分一意義的理解, 通過了,來到長老, 有時因理解有異,打回頭,浪費時間,肢體沮喪。 但當十分一意義寫在文檔(網上),大家先看,有問題才問。到面試衹是談信心,如何實行, 大家有清楚標準,需時減少,肢體傷害也少。
Lesson Learnt 内容通常為
(1)Introduction - 解釋項目目的,衡量標準,成敗等
(2)Issues - 遇到的問題
(3)Solution - 如何解決
(4)Recommendation - 經驗總結,建議
聽來好像很複雜,其實衹是把遇過的事情,整理寫下來,沒有規定要寫多長。(比如按上面分類, 簡單的word 或4張ppt slide 就搞定)上手寫自己的經驗不難,可能15-30分鐘就完成,寫完email 給下任,一看就明。下任思考過才開會,效率就高。如果沒有不清楚,甚至不需要開會,直接進到下任策劃會議。下面兩個簡單例子。
例子A (事奉 - 假設一個游泳福音隊)
(1) introduction - 因有肢體為某游泳代表,試圖傳福音給泳隊朋友,結果效果不佳
(2) Issues -
a) 一年過去,發覺雖然經常見面,但都在訓練,完了就走,根本沒機會詳談
b) 練習經常在主日,不返崇拜沒見證,返完崇拜才去,對方覺得道不同,更難溝通
(3) Solution
a) 有兩三位較投契,返過崇拜
b) 明年再約返特別團契,比如band show, 野孩子
(4) Recommendation - 不值得特別成立團隊
例子B (個人目標 - 假設做運動)
(1) introduction - 因爲體重增加,希望每周去健身室兩次,每次30分鐘,一年最少減5公斤,結果一年胖了2公斤
(2) Issues
a) 除了第一個月去了兩次,慢慢只去一次,半年内完全沒去. (也浪費金錢)
b) 放工去健身,然後喫飯
c) 沒有同伴,很難維持
d) 沒有先設好幾時,太忙就不去
(3) Solution
a) 發現沒去,停止繳費
b) 沒有去,所以晚上喫飯沒有影響
c) 嘗試找同伴(但找不到)
d) 試過設定時間(但未能長時間做到)
(4) Recommendation -
a) 因無法控制放工時間,和找不到同伴,決定改爲每天下班,早兩個站下車走路。
b) 接納自己胖的事實:p
有些人認爲領袖不同,效果會有差,寫也沒用。其實負責人衹是一個因素,另一個是沒有變的群衆。在互動中先瞭解那些方法做過,群衆的特性,可以事半功倍。如果有人想寫,但不善文書,可找人筆錄。也有些人不希望他人因自己的經驗而成功,這是權力欲的問題,在工作上時常碰到,在教會不妨放下自己,為群體利益盡力。
以上衹是建議,方便大家,如果有更好方法,希望提供,使大家得益。